Thực tập là một giai đoạn quan trọng, mang tính bản lề trong toàn bộ quá trình học tập của sinh viên. Đây không chỉ là dịp để các em vận dụng kiến thức lý thuyết đã học trên giảng đường vào môi trường làm việc thực tế, mà còn là cơ hội rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, tác phong công việc cũng như thái độ trách nhiệm trước yêu cầu của doanh nghiệp và xã hội. Chính vì vậy, công tác quản lý thực tập từ lâu đã được các trường đại học quan tâm, coi như một mắt xích quan trọng trong quy trình đào tạo.

Tuy nhiên, trong nhiều năm qua, việc quản lý thực tập vẫn chủ yếu được tiến hành theo phương thức thủ công truyền thống. Hồ sơ, giấy tờ và báo cáo của sinh viên thường được nộp dưới dạng bản cứng hoặc gửi rải rác qua nhiều kênh trực tuyến không đồng nhất. Giảng viên hướng dẫn phải mất nhiều thời gian để tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra tiến độ và kết quả. Nhà trường khó có thể theo dõi một cách tập trung và minh bạch. Trong khi đó, phía doanh nghiệp – đơn vị tiếp nhận sinh viên thực tập – lại ít có công cụ để phản hồi, trao đổi, dẫn đến tình trạng thông tin bị đứt gãy, thiếu cập nhật. Những bất cập này làm giảm hiệu quả của hoạt động thực tập, khiến việc kết nối giữa “ba nhà” (nhà trường – sinh viên – doanh nghiệp) chưa thực sự chặt chẽ.

Xuất phát từ thực tế đó, nhóm giảng viên Khoa Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Hạ Long đã chủ động nghiên cứu, xây dựng và triển khai đề tài ứng dụng với tên gọi: “Số hóa quy trình thực tập của sinh viên”. Đây là một sáng kiến mang tính đổi mới, nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thực tập, phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong giáo dục đại học hiện nay.

Hệ thống quản lý thực tập được thiết kế với nhiều tính năng nổi bật, đáp ứng các yêu cầu từ quản lý, giám sát đến kết nối thông tin:

• Quản lý hồ sơ và tiến độ tập trung, minh bạch: Mọi dữ liệu liên quan đến sinh viên – từ kế hoạch, nhật ký thực tập cho đến báo cáo, đánh giá – đều được lưu trữ và cập nhật trên một nền tảng thống nhất. Điều này giúp giảng viên và nhà trường dễ dàng nắm bắt tình hình thực tập của từng sinh viên theo thời gian thực.

• Kết nối nhanh chóng giữa sinh viên – giảng viên – doanh nghiệp: Hệ thống tạo ra một kênh liên lạc trực tuyến thuận tiện, giúp các bên có thể trao đổi, phản hồi và hỗ trợ kịp thời. Qua đó, sinh viên được hướng dẫn sát sao hơn, doanh nghiệp có thể ghi nhận và phản ánh trực tiếp, còn giảng viên thì dễ dàng điều chỉnh, định hướng cho phù hợp.

• Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả giám sát và đánh giá: Thay vì phải tổng hợp báo cáo thủ công, giảng viên có thể xem tiến độ, sản phẩm và kết quả thực tập của sinh viên chỉ bằng vài thao tác. Điều này không chỉ giảm tải công việc hành chính mà còn nâng cao chất lượng đánh giá.

Việc đưa hệ thống số hóa vào quản lý thực tập mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Đối với sinh viên, đây là công cụ giúp các em chủ động hơn trong việc cập nhật thông tin, nộp sản phẩm, nhận phản hồi và khẳng định kết quả của mình một cách minh bạch. Đối với giảng viên, hệ thống giúp giảm đáng kể áp lực quản lý, tạo điều kiện để họ tập trung vào vai trò cốt lõi là hướng dẫn, định hướng nghề nghiệp và phát triển kỹ năng cho sinh viên. Còn đối với doanh nghiệp, nền tảng số hóa giúp tăng cường sự phối hợp với nhà trường, từ đó góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nhân lực theo nhu cầu thực tiễn.

Quan trọng hơn, sáng kiến này thể hiện rõ sự năng động và tinh thần đổi mới của đội ngũ giảng viên Khoa CNTT – những người không chỉ giảng dạy kiến thức, mà còn trực tiếp ứng dụng công nghệ để giải quyết những vấn đề thực tiễn trong công tác đào tạo. Đây là minh chứng cho phương châm “lấy công nghệ phục vụ quản lý và dạy học”, đồng thời cũng khẳng định vai trò tiên phong của Khoa CNTT trong lộ trình chuyển đổi số toàn diện của Trường Đại học Hạ Long.

Trong bối cảnh toàn ngành giáo dục đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả quản trị, đào tạo và nghiên cứu khoa học, hệ thống quản lý thực tập số hóa của Trường Đại học Hạ Long là một bước tiến quan trọng, phù hợp với xu thế chung. Với những kết quả bước đầu tích cực, đề tài “Số hóa quy trình thực tập của sinh viên” không chỉ dừng lại ở phạm vi Khoa Công nghệ Thông tin, mà hứa hẹn sẽ được hoàn thiện, mở rộng áp dụng cho nhiều ngành đào tạo khác trong tương lai gần.

Có thể khẳng định rằng, số hóa quy trình thực tập chính là minh chứng sinh động cho tinh thần đổi mới sáng tạo của Trường Đại học Hạ Long, đồng thời góp phần khẳng định vị thế của nhà trường như một trong những cơ sở giáo dục đại học tiên phong trong ứng dụng công nghệ, hiện đại hóa quản lý và đào tạo, hướng tới mục tiêu hội nhập và phát triển bền vững.